Dostępność

Zasady ochrony danych osobowych

Zasady ochrony danych osobowych w GEFCO Polska sp. z o.o.

Informacje wstępne

Szanując prawo do prywatności osób, których dane dotyczą, GEFCO Polska sp. z o.o. zapewnia zgodności procesu przetwarzania danych osobowych z obowiązującymi przepisami prawa. Poniżej zostały przedstawione zasady przetwarzania danych osobowych w GEFCO Polska sp. z o.o.

Administrator Danych

Administratorem, czyli podmiotem decydującym o celach i środkach przetwarzania danych osobowych w zależności od podmiotu, z którym łączą Panią lub Pana (lub Pani/ Pana pracodawcę) relacje biznesowe jest GEFCO Polska sp. z o.o.

GEFCO Polska sp. z o.o. to ekspert w zakresie logistyki dla branży przemysłowej. Obecne w Polsce od 1999 r., dysponuje rozbudowaną siecią oddziałów w całym kraju i oferuje kompletną gamę rozwiązań transportowych i logistycznych.

Dane osobowe w związku z profilem działalności GEFCO Polska sp. z o.o. mogą być udostępniane innym odbiorcom, tj.:

•      podwykonawcom, w tym podmiotom odpowiedzialnym za transport towarów;

•      innym spółką z grupy kapitałowej, więcej informacji dostępnych pod adresem: https://pl.gefco.net/pl/grupa-gefco;

•      bankom w przypadku konieczności prowadzenia rozliczeń,;

•      organom państwowym  lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa;

•      podmiotom wspierającym nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności: dostawcom zewnętrznych systemów wspierającym naszą działalność, podmiotom audytującym naszą działalność, podmiotom świadczącym usługi ochrony.

 

Uzyskanie informacji o przetwarzaniu danych osobowych

Mogą Państwo skontaktować się bezpośrednio z administratorem swoich danych pod adresem siedziby spółki: Plac Bankowy 2, 00-095 Warszawa

Pozyskanie danych i cel ich przetwarzania

GEFCO Polska sp. z o.o. zawsze legalnie i bezpiecznie przetwarza Twoje dane.

Cel przetwarzania

Podstawa prawna oraz okres przechowywania danych

Prawnie uzasadniony cel, jeśli występuje

Zawarcie i wykonanie umowy z klientem lub kontrahentem

art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO

 

Przez czas trwania umowy a po zakończeniu jej obowiązywania do czasu upływu terminów roszczeń z niej wynikających.

Administrator w związku z działaniami podjętymi w celu zawarcia umowy lub jej realizacji kontaktuje się w uzasadnionym celu z pracownikami/ współpracownikami klientów i kontrahentów. Nadto, administrator danych może uzyskiwać od kontrahenta podstawowe dane jego pracownika/ współpracownika (imię i nazwisko, miejsce zatrudnienia lub współpracy, nr telefonu oraz w określnych sytuacjach nr dokumentu tożsamości lub paszportu) w związku z realizacją umowy, której dane dotyczą od podmiotu, u którego ta osoba jest zatrudniona lub współpracuje.

Rozpatrywanie skarg i reklamacji

art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO

 

Przez 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji.

Administrator w związku z rozpatrywaniem reklamacji kontaktuje się w uzasadnionym celu z pracownikami/ współpracownikami klientów.

Dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami prawnymi

art. 6 ust. 1 lit. lit. f RODO

 

Przez czas trwania postępowań w zakresie dochodzonych roszczeń, tj. do czasu ich prawomocnego zakończenia, a w przypadku postępowań egzekucyjnych do czasu ostatecznego zaspokojenia dochodzonych roszczeń.

Administrator w związku z dochodzeniem roszczeń lub  obrony przed roszczeniami prawnymi w uzasadnionym celu może przetwarzać dane pracowników/ współpracowników klientów lub kontrahentów.

Archiwizowanie dokumentów, tj. umów i dokumentów rozliczeniowych

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

 

Przez okresy wskazane przepisami prawa, a jeżeli co do określonych dokumentów nie są one wskazane, przez czas kiedy ich przechowywanie mieści w ramach prawnie uzasadnionego celu administratora regulowanego czasem możliwego dochodzenia roszczeń.

-

Prowadzenie statystyk

Art. 6 ust. 1 lit f RODO

 

Przez czas kiedy mamy inną, dodatkową postawę prawną przetwarzania. Nie przechowujemy danych osobowych wyłączne dla celów statystycznych.

Posiadanie informacji o statystykach prowadzonych przez Administratora działań pozwala na usprawnienie prowadzonej działalności

Prowadzenie działań marketingowych własnych produktów i usług bez wykorzystania środków komunikacji elektronicznej

Art. 6 ust. 1 lit. f RODO

 

Do czasu wniesienia sprzeciwu, tj. okazania nam w dowolny sposób, że nie chcecie pozostawać z nami w kontakcie i otrzymywać informacji o podejmowanych przez nas działaniach.

Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność

Prowadzenie działań marketingowych własnych produktów i usług z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej

Art. 6 ust. 1 lit. f RODO, przy czym działania te ze względu na inne obowiązujące przepisy,

w szczególności Prawo telekomunikacyjne i Ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną, prowadzone są jedynie na podstawie posiadanych zgód.

 

Do czasu wniesienia sprzeciwu lub wycofania zgody, tj. okazania nam w dowolny sposób, że nie chcecie pozostawać z nami w kontakcie i otrzymywać informacji o podejmowanych przez nas działaniach.

Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność z wykorzystaniem adresów e-mail i numerów telefonów

Kontrola dostępu, w  tym monitoring na teren administratora danych

Art. 6 ust. 1 lit. f RODO

 

Do czasu wśnienia sprzeciwu, nie dłużej niż rok czasu.

Prowadzenie kontroli osób przebywający na terenie administratora jest jego uzasadnionym celem. Administrator danych może uzyskiwać podstawowe dane pracownika/ współpracownika (imię i nazwisko, miejsce zatrudnienia lub współpracy, nr telefonu oraz w określnych sytuacjach nr dokumentu tożsamości lub paszportu) przed przybyciem osoby, której dane dotyczą od podmiotu, u którego ta osoba jest zatrudniona lub współpracuje.

Prowadzenie rekrutacji

Art. 6 ust. 1 lit. a, lit. c i lit. f RODO

 

Przez czas trwania rekrutacji, a w przypadku wyrażonej zgody na dalsze procesy rekrutacyjne nie dłużej niż rok.

Administrator bez dodatkowej zgody osoby, której dane dotyczą może przechowywać dane kandydatów do pracy, którzy nie zostali zatrudnieni jeszcze do 6 miesięcy po zakończeniu procesu rekrutacji jako uzasadniony cel administratora z uwagi, iż zatrudniony pracownik może nie sprawdzić się na stanowisku pracy lub może zrezygnować.

Zarządzanie zasobami ludzkimi – pracownikami i współpracownikami

Art. 6 ust. 1 lit. a, lit. b, lit. c oraz lit. fRODO

 

Zgodnie z obowiązującymi przepisami zobowiązującymi do archiwizowania dokumentów z zakresu prawa pracy, tj. akta osobowe przez lat 50, w niektórych przypadkach w nawiązaniu do ostatniej nowelizacji, przez lat 10. Jeśli okres przechowywania wybranych dokumentów jest krótszy administrator będzie przestrzegał tego krótszego terminu. W przypadku umów cywilnoprawnych umowy te będą przechowywane do czasu upływu terminów przedawnienia wynikających z nich roszczeń.

 

W ramach prawnie uzasadnionych celów administrator może przetwarzać dane pracowników w ramach prowadzonego monitoringu wizyjnego w celach bezpieczeństwa, czy wydawania identyfikatorów w ramach kontroli dostępu. Wizerunek administrator wykorzystuje jedynie na podstawie zgody pracownika/ współpracownika.

 

Jeżeli terminy właściwe dla dochodzenia ewentualnych roszczeń są krótsze niż okresy przechowywania dokumentów rozliczeniowych dla celów podatkowych, dokumenty te będziemy przechowywać przez czas niezbędny dla celów podatkowo-rozliczeniowych, a więc przez 5 lat od czasu zakończenia roku w którym zaktualizował się obowiązek podatkowy.

Jeżeli przetwarzamy dane z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej dla celów marketingowych szczególnymi podstawami prawnymi przetwarzania są:

  • art. 10 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. z 2017 r. poz. 1219 ze zm.) jeżeli godzisz się otrzymywać informacje z wykorzystaniem maila;
  • art. 172 ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. prawo telekomunikacyjne (Dz.U. z 2017 r. poz. 1907 ze zm.) jeżeli godzisz się otrzymywać informacje z wykorzystaniem numeru telefonu;

Uprawnienia w zakresie przetwarzanych danych i dobrowolność podania danych

 

Osoba, której dane są przetwarzane przez administratora ma prawo żądania dostępu do danych, ich sprostowania, czyli poprawienia, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przeniesienia danych. Więcej informacji o prawach osób, których dane dotyczą dostępne są w art. 12-23 Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO/GDPR), którego tekst można znaleźć pod adresem: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679

Nadto, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, więcej informacji pod adresem: https://uodo.gov.pl/pl/p/skargi

Podanie danych jest niezbędne do zawarcia umów i rozliczenia prowadzonej działalności oraz w sytuacjach przewidzianych przepisami prawa. W pozostałym zakresie podanie danych jest dobrowolne.

Przekazywanie danych do państw trzecich

 

Dane będą przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego, czyli co do zasady nie przekazujemy danych do państw trzecich. Jednakże w określonych sytuacjach może dojść do przekazania danych do państwa trzeciego, w szczególności gdy przekazanie jest niezbędne do wykonania umowy między osobą, której dane dotyczą, a administratorem lub do wprowadzenia w życie środków przedumownych podejmowanych na żądanie osoby, której dane dotyczą, jak również gdy przekazanie jest niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy zawartej w interesie osoby, których dane dotyczą, między administratorem a inną osobą fizyczną lub prawną.

Nadto, mogą zdarzyć się sytuacje, że podstawowe dane służbowe pracownika/ współpracownika GEFCO Polska sp. z o.o. (takie jak: imię i nazwisko, stanowisko, numer telefonu służbowego oraz adres e-mail) mogą zostać przekazane do państw trzecich. Niezbędność przekazania danych do państw trzecich uwarunkowana jest wykonaniem umowy pomiędzy GEFCO Polska sp. z o.o. a pracownikiem/ współpracownikiem, którego dane osobowe są przekazywane. Przekazanie do państwa trzeciego danych osobowych pracownika/ współpracownika, dotyczy tych osób którzy będą wykonywać czynności na rzecz klienta lub potencjalnego klienta z państwa trzeciego.

Przetwarzanie danych osobowych w sposób zautomatyzowany

Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania) w ten sposób, że w wyniku takiego zautomatyzowanego przetwarzania mogłyby zapadać jakiekolwiek decyzje, miałyby być powodowane inne skutki prawne lub w inny sposób miałoby to istotnie wpływać na naszych klientów, kontrahentów oraz ich pracowników.